Datenschutz

Wir freuen uns über Ihr Interesse an der Nutzung der Website des „MODUS – Mobilität und Durchlässigkeit stärken: Anerkennung und Anrechnung an Hochschulen“, veröffentlicht durch die Stiftung zur Förderung der Hochschulrektorenkonferenz. Wir, die Stiftung zur Förderung der Hochschulrektorenkonferenz, nehmen den Schutz personenbezogener Daten und deren vertrauliche Behandlung sehr ernst. Wir informieren Sie daher hiermit über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen der Teilnahme an unseren Veranstaltungen und die Ihnen zustehenden Rechte sowie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten und über Ihre Rechte im Rahmen der Nutzung unserer Website.

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt ausschließlich im Rahmen der anwendbaren gesetzlichen Bestimmungen des Datenschutzrechts, insbesondere der Datenschutz-Grundverordnung (nachfolgend „DSGVO“) und des Bundesdatenschutzgesetzes („BDSG“).

I. Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und wer ist der Datenschutzbeauftragte?

1. Verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist:

Stiftung zur Förderung der Hochschulrektorenkonferenz
Ahrstraße 39
53175 Bonn
Deutschland
Tel.: +49 228 887-153
Fax: +49 228 887-280
E-Mail: post[at]hrk.de
Website: www.hrk.de

2. Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie wie folgt:

Herrn Florian Reichert
Scheja und Partner Rechtsanwälte mbB
Adenauerallee 136
53113 Bonn
Deutschland
Tel.: (+49) 0228-227 226 0
Kontakt: https://www.scheja-partner.de/kontakt/kontakt.html
Website: www.scheja-partner.de

II. Was ist Gegenstand des Datenschutzes?

Gegenstand des Datenschutzes sind personenbezogene Daten. Dies sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person (sog. betroffene Person) beziehen. Hierunter fallen z.B. Angaben wie Name, postalische Adresse, E-Mail-Adresse oder Telefonnummer.

III. Welche Daten erheben wir im Rahmen unserer Webseite?

1. Details zu Diensten, Cookies & Co.
1.1 Eigene Dienste

zur Tabelle "Eigene Dienste" (pdf)

1.2. Einbindung von Diensten Dritter

Wir binden Dienste Dritter ein, um Ihnen zu ermöglichen, deren Funktionen, Services und Features zu nutzen. Diese eingebundenen Dienste Dritter werden von den jeweiligen Anbietern gestaltet und bereitgestellt. Wir haben daher keinen Einfluss auf Gestaltung, Inhalt und Funktion dieser Drittdienste oder die Verarbeitung personenbezogener Daten durch deren Anbieter. Bitte informieren Sie sich insoweit direkt bei den Anbietern der eingebundenen Dienste. Bei allen Diensten setzen wir die Shariff-Lösung ein. Das bedeutet, erst wenn Sie den Button eines Dienstes angeklickt haben, baut Ihr Browser eine direkte Verbindung zu diesem Dienst auf.
zur Tabelle "Dienste Dritter" (pdf)

1.3 Cookies

Auf der Website der Hochschulrektorenkonferenz setzen wir Cookies ein, um einen umfangreichen Funktionsumfang zu bieten, die Nutzung komfortabler zu gestalten und um unsere Angebote optimieren zu können. Bei Cookies handelt es sich um kleine Textdateien, die von einem Webserver generiert werden und mittels des genutzten Webbrowsers auf Ihrem Computer während des Online-Besuchs gespeichert werden.

Dabei verwenden wir zum einen sogenannte „Session-Cookies“. Diese werden automatisch nach der Beendigung Ihrer Browser-Sitzung gelöscht.

Wir verwenden darüber hinaus auch langfristige Cookies, die vor allem dazu genutzt werden, um Ihnen als Besucher unserer Website dauerhaft wiederkehrende Einstellungen bereitstellen zu können. Dies ermöglicht uns eine Anpassung unserer Website individuell an Ihre Wünsche. Langfristige Cookies ermöglichen uns des Weiteren auch eine Analyse des Nutzungsverhaltens der Besucher, jedoch nur im Rahmen der Gültigkeitsdauer des Cookies.

Überdies werden ggf. auch im Zusammenhang mit der Einbindung bestimmter Dienste Dritter (vgl. o.) von deren Anbietern weitere Cookies gesetzt (sog. „Third Party Cookies“).

Wenn Sie den Einsatz von Cookies nicht wünschen, können Sie das Speichern von Cookies auf Ihrem Gerät durch entsprechende Einstellungen Ihres Internetbrowsers verhindern. Bitte beachten Sie, dass die Funktionsfähigkeit und der Funktionsumfang unseres Angebots dadurch eingeschränkt sein können. Darüber hinaus werden wir bestimmte Cookies nur dann setzen, wenn Sie darin zuvor eingewilligt haben (s.u.). Auch können Sie von gesonderten Widerspruchsmöglichkeiten bei bestimmten Cookies Gebrauch machen (s.u.). Ausführliche Informationen zu Art, Umfang, Zwecken, Rechtsgrundlagen und Widerspruchsmöglichkeiten gegenüber der Datenverarbeitung im Zusammenhang mit diesen Cookies entnehmen Sie bitte den Informationen in den nachfolgenden Tabellen.

1.3.1 First Party Cookies

zur Tabelle "First Party Cookies" (pdf)

1.3.2 Third Party Cookies

zur Tabelle "Third Party Cookies (pdf)

2. Links

Unsere Website enthält sog. Hyperlinks zu Websites anderer Anbieter. Folgen Sie diesen durch Anklicken, werden Sie von unserer Website direkt auf die Website eines anderen Anbieters weitergeleitet. Sie erkennen dies u.a. am Wechsel der URL. Wir können keine Verantwortung für den vertraulichen Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten seitens dieser Anbieter übernehmen, da wir darauf keinen Einfluss haben.

IV. Welche personenbezogenen Daten werden im Rahmen einer Teilnahme an unseren Veranstaltungen erhoben?

Wir ermöglichen Veranstaltungen mit realer Teilnahme oder eine virtuelle Teilnahme unter Verwendung von Videokonferenzsystemen. Technische Details zu dem Anbieter finden Sie auf dessen Website (siehe Informationen im Rahmen der jeweiligen Anmeldung).

Auf unserer Webseite können Sie sich für verschiedene Veranstaltungen anmelden. Um sich anmelden zu können, müssen Sie unseren datenschutzrechtlichen Hinweis akzeptieren. Um Ihre Anmeldung bearbeiten zu können, erheben und verarbeiten wir aufgrund Ihrer bei der Anmeldung abgegebenen Einwilligungserklärung folgende Ihrer Daten:

Pflichtfelder: Anrede, Vorname, Nachname, Institution, Funktion, E-Mail-Adresse, gewünschte parallele Foren/Vorträge

Optionale Felder: Titel, Abteilung, Straße, Ort, Themenvorschläge für die Veranstaltung

Nach Ihrer Anmeldung sammeln und speichern wir die Daten im Contentmanagementsystem (CMS) der HRK-MODUS-Webseite oder lassen diese durch einen Videokonferenz-Dienstleister speichern. Die Daten werden per verschlüsselter E-Mail an den zuständigen Sachbearbeiter der HRK weitergeleitet und zur weiteren Verarbeitung in unsere lokale Datenbank importiert.

Wir verwenden Ihre Daten zur Organisation der Veranstaltung, insbesondere

  1. drucken wir einige der Daten (Name, Institution, E-Mail-Adresse) im gedruckten Programmheft ab (bei Präsenzveranstaltungen),
  2. drucken wir einige der Daten (Name, Institution) auf Ihrem Namensschild ab (bei Präsenzveranstaltungen),
  3. geben wir einige der Daten (Name, Institution, Funktion) an die Moderatoren der Foren/Workshops weiter,
  4. nutzen wir ggf. Ihre Kontaktdaten (Name, E-Mail-Adresse, optional Straße und Ort) zum Versand von veranstaltungsrelevanten Materialien (z. B. Zugangscode, Programm, Evaluation, Tagungsdokumentation bzw. gesonderte Tagungsmaterialien),
  5. geben wir Ihre Daten (Name, Institution, Funktion) an die kooperierende Institution weiter, soweit dies zur Erbringung der Leistung notwendig ist.
  6. nutzen wir einige der Daten (Name, Institution, E-Mail-Adresse) auf der Webseite der Konferenz zur Identifizierung gegenüber den übrigen Teilnehmenden sowie zur Möglichkeit einer Kontaktaufnahme per Chat und Mail (bei Online-Veranstaltungen),
  7. geben wir einige der Daten (Name, Institution, Funktion) an die Moderatoren der Foren/Workshops weiter.

Sie haben die Möglichkeit, der Nutzung Ihrer Daten zu diesen Zwecken jederzeit vollständig oder in Teilen zu widersprechen, indem Sie eine E-Mail mit Ihrem Widerspruch an modus@hrk.de senden. Anschließend werden wir die Zusendung weiterer Informationen unverzüglich beenden und Ihre Daten werden gelöscht. In diesem Fall können wir unter Umständen Ihre Anfrage nicht mehr beantworten und Ihre Teilnahme an der Veranstaltung nicht mehr gewährleisten. Nach Drucklegung des Programmheftes (ca. 10 Tage vor der Veranstaltung) kann der Verwendung Ihrer Daten nach 1. nicht mehr widersprochen werden.

Während der Veranstaltung erfolgt eine Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ggf. auch über ein Videokonferenzsystem, so dass diese Daten auch anderen Veranstaltungsteilnehmern zugänglich gemacht werden. Mitschnitte der Veranstaltung über das eingesetzte Konferenzsystem finden nur dann statt, wenn Sie uns explizite Einwilligung dazu erteilt haben.

Darüber hinaus verarbeiten wir bei der persönlichen Veranstaltungsteilnahme ggf. Bild- und/oder Tonmaterial mittels Foto- Video- und/oder Tontechnik, auf der Sie bestimmbar/identifizierbar sind, sofern Sie Ihre Einwilligung in die Erstellung von Bild- und Tonmaterial abgeben haben. Das Bild- und/oder Tonmaterial kann besondere Kategorien von personenbezogenen Daten gemäß Art. 9 DSGVO beinhalten (z.B. Information über meinen Gesundheitszustand, wie das Tragen eines Hörgerätes).

V. Welche Zwecke werden mit der Verarbeitung meiner personenbezogenen Daten verfolgt und auf welcher Rechtsgrundlage erfolgt diese?

Im Folgenden geben wir Ihnen einen Überblick über die Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten:

1. Datenverarbeitung zu Zwecken der Vertragserfüllung (Veranstaltungsteilnahme)

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten für die Vorbereitung, Durchführung und Abwicklung der Teilnahme an einer von uns organisierten Veranstaltung (Geschäftsbeziehung). Die Zwecke umfassen insbesondere:

  • Organisation und Ermöglichung der Veranstaltungsteilnahme
  • Zusendung von Material und Informationen im Zusammenhang mit der Tagung
  • Auf Wunsch: Erstellung von Teilnahmebestätigungen

Die Datenverarbeitung erfolgt auf Basis des Art. 6 Absatz 1 Buchstabe b) DSGVO.

Wir löschen die Daten, wenn sie für die von uns verfolgten Zwecke der Vorbereitung und Durchführung der Geschäftsbeziehung nicht mehr erforderlich sind und keine anderweitigen Rechtsgrundlagen, insbesondere gesetzliche oder vertragliche Aufbewahrungsfristen, eingreifen.

2. Einwilligung

Unter Umständen verarbeiten wir im Zuge der Veranstaltung Bild- und Tonmaterial. In der Regel wird das erstellte Bild- und Tonmaterial für eine positive Außendarstellung des Projekts und deren Veranstaltungen verwendet.

Die Datenverarbeitung erfolgt auf Basis des Art. 6 Absatz 1 Buchstabe a) DSGVO.

Eine Einwilligung können Sie jederzeit widerrufen. Beachten Sie dabei aber bitte, dass dieser Widerruf nur Wirkung für die Zukunft entfaltet, also die Rechtmäßigkeit der bis zum Zeitpunkt des Widerrufs bereits auf Basis Ihrer Einwilligung erfolgten Verarbeitung der Daten durch den Widerruf nicht berührt wird.

Wir löschen die Daten, wenn sie für die von uns verfolgten Zwecke nicht mehr erforderlich sind, die in der Einwilligung genannte Speicherfrist verstrichen ist oder Sie die Einwilligung widerrufen haben und keine anderweitige Rechtsgrundlage vorliegt. Falls Letzteres zutrifft, löschen wir die Daten nach Wegfall der anderen Rechtsgrundlage.

Unter Umständen verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten auch auf Basis einer von Ihnen abgegebenen Einwilligungserklärung, nämlich in Fällen, in denen Sie sich damit einverstanden erklärt haben, dass im Zuge der virtuellen Veranstaltungsteilnahme Mitschnitte angefertigt werden. Der mit der Verarbeitung verfolgte Zweck ergibt sich aus dem Inhalt der jeweiligen Einwilligungserklärung, in der Regel werden die erstellten Mitschnitte für eine positive Außendarstellung des Projekts und deren Veranstaltungen sowie für entsprechende Dokumentationen verwendet.

Die Datenverarbeitung erfolgt auf Basis des Art. 6 Absatz 1 Buchstabe a) DSGVO.

Eine Einwilligung können Sie jederzeit widerrufen. Beachten Sie dabei aber bitte, dass dieser Widerruf nur Wirkung für die Zukunft entfaltet, also die Rechtmäßigkeit der bis zum Zeitpunkt des Widerrufs bereits auf Basis Ihrer Einwilligung erfolgten Verarbeitung der Daten durch den Widerruf nicht berührt wird.

Wir löschen die Daten, wenn sie für die von uns verfolgten Zwecke nicht mehr erforderlich sind, die in der Einwilligung genannte Speicherfrist verstrichen ist oder Sie die Einwilligung widerrufen haben und keine anderweitige Rechtsgrundlage vorliegt. Falls Letzteres zutrifft, löschen wir die Daten nach Wegfall der anderen Rechtsgrundlage.

3. Verarbeitung zur Wahrung berechtigter Interessen

Sofern Ihre Einwilligung nicht erteilt worden ist, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten ebenfalls zur Wahrung unserer berechtigten Interessen, aber auch nur dann, wenn wir nach Abwägung unserer Interessen an der Durchführung der Verarbeitung mit Ihren möglicherweise entgegenstehenden Interessen, Grundrechten und -freiheiten davon ausgehen, dass unsere Interessen überwiegen. Dies ist dann gegeben, wenn wir Sie werblich ansprechen (z. B. Ihnen Informationen zu weiteren Veranstaltungen des Projekts zukommen lassen) und Sie dieser Form der Direktansprache nicht widersprochen haben.

Unsere berechtigten Interessen liegen hierbei in der Bewerbung und Organisation von Veranstaltungen und der Zurverfügungstellung der entsprechenden Informationen.

Wir löschen die Daten, wenn sie für die von uns verfolgten Zwecke nicht mehr erforderlich sind und keine anderweitige Rechtsgrundlage eingreift, insbesondere auch, wenn Sie der Ansprache durch uns widersprochen haben.

VI. Werden meine personenbezogenen Daten auch bei Dritten erhoben?

Wir verarbeiten überwiegend die personenbezogenen Daten, die wir direkt von Ihnen erhalten. In einigen Konstellationen beziehen wir Ihre personenbezogenen Daten auch von Dritten, nämlich Mitorganisatoren der Veranstaltung und/oder Dritte, die für uns Bild- und Tonmaterial erstellen (z.B. selbständige Fotografen oder Bildagenturen). Erforderlichenfalls werden wir Sie hierüber in gesonderter Form genauer informieren.

VII. Muss ich meine personenbezogenen Daten bereitstellen?

Im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung müssen Sie diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Vorbereitung und Durchführung der von Ihnen gewünschten Teilnahme an einer Veranstaltung unseres Hauses und die Erfüllung der damit verbundenen vertraglichen oder gesetzlichen Pflichten erforderlich sind oder zu deren Verarbeitung wir gesetzlich verpflichtet sind. Ohne diese Daten werden wir die Veranstaltungsteilnahme gegebenenfalls nicht ermöglichen können.

VIII. Wer hat Zugriff auf meine personenbezogenen Daten und welche Empfänger erhalten diese?

Innerhalb der HRK haben auf Ihre personenbezogenen Daten nur solche Abteilungen und die dort tätigen Mitarbeiter Zugriff, die einen solchen Zugriff zur Erfüllung ihrer Funktionen oder Aufgaben zwingend benötigen.

Wir geben Ihre personenbezogenen Daten an externe Empfänger nur dann weiter, wenn dafür eine gesetzliche Rechtfertigung besteht oder Sie darin eingewilligt haben. Externe Empfänger können sein:

  • Auftragsverarbeiter: Dienstleister, die wir für die Erbringung von Services im Veranstaltungsplanungsbereich einsetzen, die uns das Videokonferenzsystem bereitstellen oder die mit der Wartung unserer IT-Systeme betraut sind. Diese Auftragsverarbeiter werden von uns sorgfältig ausgewählt und regelmäßig überprüft, um sicherzugehen, dass Ihre personenbezogenen Daten in guten Händen sind. Die Dienstleister dürfen Ihre personenbezogenen Daten ausschließlich zu den von uns vorgegebenen Zwecken verarbeiten.
  • Öffentliche Stellen: Behörden und staatliche Institutionen, wie z.B. Staatsanwaltschaften, Gerichte oder Finanzbehörden, an die wir personenbezogene Daten gegebenenfalls im Einzelfall übermitteln müssen.
  • Private Stellen: Private Stellen, an die wir Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage einer Rechtsvorschrift, eines Vertrags oder Ihrer Einwilligung übermitteln, beispielsweise
  • weitere Veranstaltungsteilnehmer, die entweder vor Ort oder über das Videokonferenzsystem XXX partizipieren
  • Empfänger etwaig erstellter Mitschnitte
  • Empfänger etwaig erstellter Ton- und Bildaufnahmen

IX. Ist eine Übermittlung meiner personenbezogenen Daten in Drittländer beabsichtigt?

Eine Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten in Drittländer findet nicht statt.

X. Wie lange werden meine personenbezogenen Daten gespeichert?

Die Speicherdauer Ihrer personenbezogenen Daten entnehmen Sie bitte dem jeweiligen Kapitel zur Datenverarbeitung unter Ziff. V.

XI. Welche Betroffenenrechte stehen mir zu?

Ihnen stehen folgende Rechte bezüglich der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu:

1. Auskunftsrecht

Sie haben das Recht, von uns eine Bestätigung darüber zu erhalten, ob wir personenbezogene Daten über Sie verarbeiten oder nicht. Sollte dies der Fall sein, haben Sie das Recht auf Auskunft über Ihre personenbezogenen Daten und auf weitere Informationen bezüglich der Verarbeitung.

2. Berichtigungsrecht

Sie haben das Recht, die Berichtigung Ihrer unrichtigen personenbezogenen Daten zu verlangen und unvollständige personenbezogene Daten vervollständigen zu lassen.

3. Recht auf Löschung („Recht auf Vergessenwerden“)

Unter bestimmten Umständen haben Sie das Recht, von uns die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen. Dieses Recht besteht beispielsweise, wenn die personenbezogenen Daten für die Zwecke, für die sie erhoben oder anderweitig verarbeitet wurden, nicht mehr notwendig sind oder wenn die personenbezogenen Daten unrechtmäßig verarbeitet wurden.

4. Einschränkung der Verarbeitung

Unter bestimmten Umständen haben Sie das Recht, von uns die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen. In diesem Falle speichern wir nur diejenigen personenbezogenen Daten, für die Sie eine Einwilligung erteilt haben oder für die die DSGVO eine Verarbeitung erlaubt. Beispielsweise können Sie ein Recht auf Einschränkung der Verarbeitung haben, wenn Sie die Richtigkeit Ihrer personenbezogenen Daten bestritten haben.

5. Datenübertragbarkeit

Sofern Sie uns personenbezogene Daten auf Basis eines Vertrages oder einer Einwilligung bereitgestellt haben, können Sie bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen verlangen, dass Sie die von Ihnen bereitgestellten personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format erhalten oder dass wir diese an einen anderen für die Verarbeitung Verantwortlichen übermitteln.

6. Widerruf der Einwilligung

Sofern Sie uns eine Einwilligung in die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erteilt haben, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten bis zum Widerruf bleibt hiervon unberührt.

7. Widerspruchsrecht

Einzelfallbezogenes Widerspruchsrecht: Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f) DSGVO (Datenverarbeitung aufgrund einer Interessensabwägung) erfolgt, Widerspruch einzulegen. Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Widerspruchsrecht gegen eine Verarbeitung von Daten für Zwecke der Direktwerbung: Sie haben das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu Zwecken der Direktwerbung einzulegen. Widersprechen Sie der Verarbeitung, so werden Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr für diese Zwecke verarbeitet.

8. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Darüber hinaus steht Ihnen das Recht zu, Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde einzureichen, wenn Sie der Meinung sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen geltendes Recht verstößt. Sie können sich hierzu an die Datenschutzbehörde wenden, die für Ihren Aufenthaltsort, Arbeitsplatz oder den Ort eines mutmaßlichen Verstoßes zuständig ist oder an die für uns zuständige Datenschutzbehörde. Zuständig ist die Aufsichtsbehörde des Bundeslandes, in dem Sie wohnen, arbeiten oder ein mutmaßlicher Verstoß stattgefunden haben soll, der Gegenstand der Beschwerde ist.

XII. An wen kann ich mich bei Fragen oder zur Geltendmachung meiner Betroffenenrechte wenden?

Bei Fragen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten oder zur Geltendmachung Ihrer in Ziff. XI. Nr. 1 bis 7 genannten Betroffenenrechte können Sie sich unentgeltlich mit uns in Verbindung setzen. Bitte nutzen Sie unsere Kontaktdaten unter Ziff. I. Nr. 1.

Stand: 8.1.2021

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